《岗位说明书》为什么不发挥作用?

导语
“岗位说明书”应是一个岗位的总纲,其在企业管理中,应以岗位为核心起到管理的整合与串联作用。

企业编制《岗位说明书》是一个基本的人力资源管理工作,但是大部分企业的《岗位说明书》编完以后就被扔到了一边,没人会看。不要说员工,有时连HR都忘了企业还有这么一个东西。

《岗位说明书》编写是一项比较大的工程。工作量蛮大的,但为什么花了这么大的力气,却没有人关注呢?说得直白一点,就是:《岗位说明书》在编制过程中脱离了自身的本质需求。

《岗位说明书》是表明企业期望员工做些什么、规定员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。它应是岗位分析的结果,是一张对岗位较客观的画像。我们来看一下,现在一般的《岗位说明书》都有什么问题?

对于新员工:

1.只能看到职责,但不知道如何做、什么时间做;

2.不知道和这些工作直接相关的文件、流程、标准有哪些;

3.即使有绩效指标,也不知道哪些是自己的基本绩效要求,哪些是企业关注的岗位核心价值;

4.即使有岗位权限,也不知道如何具体落实到工作上,自己要如何行使;

5.即使有任职要求,员工也不知道自己应该掌握哪些技能知识。

对于老员工:

1.只知道自己有一些工作是属于考核范围,没有其它可关注价值,基本属于被闲置状态;

2.岗位责任书滞后于实际。工作在变化,而岗位责任书中的责任没有变。

对人力资源:

1.岗位责任书基本不会随战略发展、机构与业务调整进行变化,与实际偏离严重,可用性很差;

2.岗位素质技能脱离具体业务产品、岗位作业,且往往没有针对性分析,在招聘、与职位管理时缺少指导性;

3.与员工技能评定、培训需求分析脱离,并不知道员工具体需要什么培训与技能。

总结

常规岗位说明书只是站在了人力资源角度自上而下地俯视员工,而没有站在员工角度放射性地去看待岗位的工作世界。致使职责描述粗略,并不能有效地指导员工作业,实用性比较差。

高效的岗位说明书应以岗位为中心,站在使用者的角度,从实用、有效出发,清晰、准确地反馈内容信息。一个高效的岗位说明书应反映相关者的要求:

人力资源部门:服务于招聘甄选、培训开发、岗位评估与绩效考核。

岗位作业人员:明确工作方向、指导岗位作业、进行工作管理。

岗位管理人员:清晰的工作分工、明确岗位责任、规范岗位活动。

职能管理部门:理顺工作流程、明确岗位接口、质量问题追责。

“岗位说明书”应是一个岗位的总纲,其在企业管理中,应以岗位为核心起到管理的整合与串联作用。将岗位相关的工作关系、工作要求以及资源支持进行整合以及体现,成为指导员工工作的知识地图或信息检索中心。

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